Wat is een KPI en waarom is het belangrijk?

In de zakelijke wereld kan je tegenwoordig niet meer om de term KPI heen. Maar wat is dit nou precies en wat heb je eigenlijk aan KPI’s? Het klinkt misschien als het zoveelste buzzword, maar KPI’s zijn zonder twijfel één van de belangrijkste concepten in Management, ICT, Finance, Marketing en alle andere vakgebieden waar data een belangrijke rol spelen.

Wij van WegMetExcel weten als geen ander wat er komt kijken bij het bijhouden van KPI’s en het optimaliseren van jullie bedrijfsvoering. In dit artikel duiken we dieper in de wereld van KPI zodat jij over een paar minuten precies weet hoe jij slimmer te werk kan gaan.

Heb je nu vragen over het implementeren van KPI’s, of ben je simpelweg benieuwd hoe wij ervoor zorgen dat bedrijven door heel Nederland binnen één maand al aantoonbare resultaten zien binnen hun werkproces? Neem dan eens vrijblijvend contact met ons op. Wij kijken samen met jouw bedrijf naar de mogelijkheden.

Wat is precies de KPI betekenis

De KPI betekenis is eigenlijk heel eenvoudig: het is een afkorting die staat voor Key Performance Indicator. Deze Engelse term kan men het beste vertalen naar Kritieke Prestatie-Indicatoren. Het zijn meetbare factoren waarmee je kan analyseren hoe specifieke ontwikkelingen zich gedragen. KPI’s binnen het bedrijfsleven worden vaak gemeten in percentages of uitgedrukt in getallen. Dit is echter niet altijd het geval.

Binnen de Kritieke Prestatie-Indicatoren maken we verschil tussen twee categorieën KPI’s:

• Kwalitatieve KPI’s: Dit zijn indicatoren die vaak gebaseerd zijn op gevoelens en meningen. Je vindt ze vaak terug in enquêtes waar de mening van een deelnemer wordt gevraagd.
• Kwantitatieve KPI’s: De meeste bedrijven werken met Kwantitatieve KPI’s. Dit zijn variabelen die op een duidelijke, systematische manier zijn weer te geven in cijfers, zoals aantal klanten, winstmarges, omzet, en ga zo maar door.

Alhoewel de afkorting KPI duidelijk maar één betekenis heeft, beslaat het concept van Kritieke Prestatie-Indicatoren dus een breed scala. Om dit beter te snappen, moeten we kijken hoe KPI’s worden gebruikt in verschillende industrieën.

Waarom zijn KPI’s belangrijk

De afkorting KPI vind je eigenlijk terug in vakliteratuur en en tijdens het dagelijks werk binnen verschillende sectoren. Ze zijn ontzettend belangrijk omdat ze informatie bieden over het succes en efficiëntie van een bedrijf. In de meeste gevallen vinden we ze terug in:

• KPI in management
• KPI in bedrijfsvoering
• KPI in marketing
• KPI in de financiële sector
• KPI in productie
• En nog heel veel meer.

Mensen die zich afvragen ‘Wat is een KPI?’, lopen vaak vast op het feit dat KPI’s verschillen per branch. Het is eigenlijk heel simpel:

KPI’s zijn een manier om te meten hoe effectief een bepaalde situatie is

Dit is ook direct de reden waarom ze zo belangrijk zijn. Een bedrijf dat effectief KPI’s kan herkennen en bij kan houden krijgt ontzettend veel inzicht en kan efficiënter, sneller en goedkoper te werk gaan.

Zelf KPI opstellen en KPI voorbeelden

Alhoewel een KPI van een productiebedrijf heel anders kan zijn dan dat van een dienstverlenend bedrijf, geldt er een universeel stappenplan om zelf KPI’s op te stellen en bij te houden. Afhankelijk van je exacte toepassingen kan je afwijken van dit stappenplan, maar de algemene werkwijze is als volgt:

Stap 1: Bepaal je doel

KPI’s worden gebruikt om een doel of project bij te houden. Dit gehele proces begint met het vaststellen van je doel. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: Het verhogen van productiviteit door te investeren in nieuwe software. Of: Meer klanten binnenhalen door gebruik te maken van online advertenties. En wat dacht je van: Bruto winstmarge verhogen naar 30% door onnodige kosten te schrappen.

Dit zijn allen doelen die in eerste instantie logisch lijken. Binnen een bedrijf is het echter belangrijk om bij te houden hoe effectief iets daadwerkelijk is. Dit doe je door er KPI’s aan te koppelen.

Stap 2: Herken de belangrijkste KPI’s

Veel mensen denken dat je tientallen KPI’s per project bij moet houden. Toch is gebleken dat de effectiefste metingen worden gedaan met slechts 3 tot 5 verschillende KPI’s. Het gaat hierbij niet om kwantiteit, maar om kwaliteit. Daarom wil je zo snel mogelijk de belangrijkste KPI’s vaststellen die exact de juiste data en inzichten geeft.

Kiezen kan soms lastig zijn, maar we zijn ervan overtuigd dat door op een minimaal aantal KPI's te focussen, je betere resultaten gaat halen dan wanneer je voor ieder klein proces een nieuwe KPI hebt.

Stap 3: Bepaal je intervallen

Vaak gaat het bij KPI’s over data die men gedurende een periode van tijd volgt. In het geval "Meer klanten binnenhalen door gebruik te maken van online advertenties" moet over een periode van een aantal weken resultaat zien. Hierbij kan je ervoor kiezen om dagelijks, wekelijks of alleen aan het einde van de advertentiecampagne metingen te doen. Deze intervallen hangen af van de schaal van het project. Bij een klein project volstaan een paar metingen, bij een groot project pakt men dit grondiger aan.

Stap 4: Meet consistent en betrouwbaar

Het lijkt vanzelfsprekend, maar veel mensen gaan hier de fout in. Wanneer je KPI’s vast hebt gesteld moet je deze op een consistente en betrouwbare manier meten. Wil je per dag meten "hoeveel klanten in een retail winkel komen"? Dan noteer je vanaf opening tot sluiting het aantal klanten. Let in dit voorbeeld op dat koopavonden invloed hebben op de hoeveelheid per dag, gezien niet iedere meting dezelfde tijd beslaat. Een KPI ‘aantal klanten per uur’ kan beter passen in jouw model.

Stap 5: Evalueer de uitkomsten

Zodra je alle data hebt kan je dit gebruiken om conclusies te trekken. Hiermee krijg je inzicht op vragen zoals ‘Was deze actie het waard?’ en ‘Hebben we de beoogde doelen behaald?’ maar ook bijvoorbeeld: ‘Welk deel kan efficiënter?’

Haal meer uit je bedrijf dankzij WegMetExcel

Het bijhouden en analyseren van KPI’s kan op heel veel verschillende manieren. Veel bedrijven kiezen voor het "gemak" van Excel. Maar wist je dat dit eigenlijk een hele inefficiënte en onhandige manier is om KPI’s bij te houden?

Wat overzichtelijk begint kan binnen een aantal maanden al zijn uitgelopen in een groot, onoverzichtelijk document. Deze Excelbestanden zijn traag, kosten veel tijd actueel te houden en zijn heel fout gevoelig. Het is niet voor niets dat wij WegMetExcel als lijfspreuk gebruiken.

Het bijhouden van KPI's in Power BI is iets wat veel voor jouw bedrijf kan betekenen. Hier kan je de KPI's die je hebt opgesteld automatisch tracken zodat je altijd weet waar je staat. Met onze kennis en software-oplossingen zorgen wij ervoor dat jouw bedrijf sneller, duurzamer en bovenal goedkoper kan werken. Meer winst, minder stress en veel betere inzichten. Wie wil dat nou niet? Ben jij overtuigd of wil je weten wat wij voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem dan nu vrijblijvend contact met ons op.