Antenna – Van Excel-lijsten naar datagedreven recruitment

Waar Antenna voorheen uren kwijt was aan handmatige rapportages en losse Excel-lijsten, heeft het bedrijf nu in één dashboard direct inzicht in recruitment, marketing en KPI's. De samenwerking met WegMetExcel maakte van versnipperde data een betrouwbare basis om op te sturen.

De uitdaging

Antenna, specialist in recruitment van young professionals, werkte jarenlang met meerdere softwarepakketten en losse Excel-lijsten om inzicht te krijgen in kandidaten, vacatures en marketingresultaten.

“Het was veel handmatig werk,” vertelt Mirjam Schaafsma, Directeur bij Antenna. “We haalden informatie uit verschillende bronnen, maar hadden geen totaalverzicht. We wilden weten waar ons geld naartoe ging, en wat het echt opleverde.”

De grootste frustratie zat in het gebrek aan inzicht in de effectiviteit van jobboards en marketinguitgaven. “Je stopt er honderd euro in, maar weet niet of je er ook honderd euro uithaalt. En dat terwijl jobboard-marketing een groot onderdeel van onze business is.”

Daarnaast werd de KPI-rapportage naar de locaties en consultants nog volledig handmatig bijgehouden, wat veel tijd kostte en foutgevoelig was. De wens om dat proces te automatiseren en tegelijkertijd betrouwbare stuurinformatie te krijgen, werd steeds groter.

De oplossing

Antenna had zelf al de eerste stappen gezet richting een eigen data warehouse, waarin data uit verschillende systemen werd samengebracht. WegMetExcel hielp om dit fundament verder te professionaliseren en te koppelen aan een krachtige rapportagelaag in Power BI.

Hierdoor zijn onder andere iMuis, Otys en EasyFlex nu volledig geïntegreerd en beschikbaar binnen één omgeving. Het Power BI-dashboard dat daaruit is ontstaan, geeft realtime inzicht in de prestaties van de organisatie.

Het nieuwe dashboard geeft nu in één overzicht inzicht in sollicitaties, intakes, plaatsingen en de herkomst van kandidaten per jobboard. Consultants en managers kunnen direct zien welke vacatures extra aandacht nodig hebben. Ook de kwaliteit van kandidaten per kanaal is nu zichtbaar, waardoor Antenna beter kan sturen op het rendement van marketingbudgetten én op de effectiviteit van de wervingsaanpak.

Het resultaat

Sinds de implementatie van het dashboard kan Antenna veel sneller schakelen. “We hoeven niet meer tussen systemen te switchen. Je haalt direct de juiste informatie naar voren, zonder iets te hoeven openen. Dat scheelt enorm veel tijd,” vertelt Mirjam.

Teams kunnen nu op basis van actuele data zien waar het goed of minder goed gaat. Wanneer een vacature weinig sollicitaties oplevert of een jobboard nauwelijks rendement toont, is dat direct zichtbaar. “We zien nu zwart op wit wat echt werkt. Dat maakt gesprekken met leveranciers ook veel sterker.” De inzichten hebben niet alleen geleid tot betere beslissingen, maar ook tot meer betrokkenheid binnen het team. In het kantoor hangt een groot scherm waarop de belangrijkste KPI’s realtime worden weergegeven, zoals het aantal plaatsingen en de omzet. “Iedereen kijkt mee. Het stimuleert echt betrokkenheid.”

De samenwerking

Mirjam kijkt met veel plezier terug op de samenwerking met WegMetExcel. “Een hele prettige samenwerking. Jullie denken mee, schakelen snel en je bent geen nummertje bij een logge partij. Het is echt maatwerk: jullie luisteren, begrijpen de business en leveren wat nodig is.”

Haar advies aan andere bedrijven is duidelijk: “Veel mensen vertrouwen op hun Excel-lijsten, maar uiteindelijk wil je dat het echt klopt. Dan besef je hoeveel tijd je bespaart. Begin gewoon, laat het parallel lopen met je Excel, en je ziet vanzelf dat het werkt.”

Samenvatting

Dankzij de samenwerking met WegMetExcel heeft Antenna nu realtime inzicht in alle marketing- en recruitmentdata. Het handmatige werk is sterk verminderd, de rapportages zijn betrouwbaarder en het bedrijf kan beter sturen op kosten, kwaliteit en rendement. Bovendien zorgt het dashboard voor meer transparantie en betrokkenheid in de organisatie.

Mirjam vat het mooi samen: “Ik zou WegMetExcel zeker aanbevelen. Jullie zijn snel, betrokken en leveren maatwerk dat echt werkt."