NDW Rollers – Van versnipperde Excel-rapporten naar realtime inzicht

De uitdaging
NDW Rollers beschikte al over een uitgebreid ERP-pakket, maar liep tegen een groot probleem aan: rapportages waren statisch en gefragmenteerd. Voor elk inzicht, van leveringsbetrouwbaarheid tot klantomzet, werd een apart rapport gedraaid. Deze rapporten werden geëxporteerd naar CSV en vervolgens handmatig gecombineerd in Excel.

Nieuwe medewerkers deden er maanden over om het proces te begrijpen en de foutgevoeligheid was hoog. Het verzamelen en analyseren van data kostte wekelijks vele uren, waarbij rapportages vaak pas op het laatste moment werden afgerond. Dit vergrootte de kans op fouten en maakte het lastig om snel beslissingen te nemen.

“Voorheen waren we veel tijd kwijt aan het handmatig bijhouden van gegevens. Dat kostte niet alleen tijd, maar gaf ook meer kans op fouten,”
— Rob van Boxtel, productiemanager NDW Rollers

De oplossing
Samen met WegMetExcel werd gekozen voor een dynamisch Power BI-dashboard dat zowel verkoop- als productiedata samenbrengt. Hierdoor heeft NDW nu realtime inzicht in omzet, marge, leveringsbetrouwbaarheid en verkopersprestaties.

Zo hebben we een productiedashboard opgeleverd waarin dagelijks inzicht is in de orders die buiten de afgesproken leverdatum nog openstaan. In één oogopslag ziet NDW welke orders het langst openstaan en het meest afwijken van de afgesproken leverdatum. Het productieteam kan hier direct op acteren.

Voor de commerciële afdeling is er een klantoverzicht ontwikkeld dat inzicht geeft in klanten die wekelijks orders plaatsen en klanten die recent inactief zijn geworden. Omdat NDW in het bronsysteem geen onderscheid maakt tussen deze klanttypen, ontbrak dat inzicht voorheen volledig. Met behulp van de data van NDW wordt nu automatisch berekend welke klanten wekelijks orders plaatsen. Elke dag ziet het commerciële team welke klanten inactief zijn geworden, zodat zij gericht contact kunnen opnemen en mogelijke ontevredenheid snel kunnen wegnemen.

“Wat ik vooral waardeer, is dat jullie niet alleen bouwen wat we vragen, maar ook meedenken over wat in de toekomst waardevol kan zijn. Jullie kijken met de bril van onze eindgebruiker,” zegt Rob.

Het resultaat
Dankzij de nieuwe dashboards bespaart NDW veel tijd en is de informatie altijd actueel. Management en teams kunnen nu dagelijks en wekelijks bijsturen op basis van duidelijke inzichten. De communicatie met WegMetExcel verloopt soepel, met snelle terugkoppeling en goede overdracht binnen het team, waardoor projecten ook tijdens vakanties zonder vertraging doorgaan.

Rob vat de samenwerking als volgt samen:
“Goede, open en eerlijke communicatie, met nét dat beetje extra doordat jullie proactief meedenken.”

Tip van Rob aan andere bedrijven
“Begin niet zomaar met BI omdat het hip klinkt. Weet wat je einddoel is, welke inzichten je nodig hebt, en kijk dan pas hoe je daar komt.”

‍
Reactie van Rob: 

“WegMetExcel heeft binnen ons bedrijf NDW Transportrollen ervoor gezorgd dat we meer inzicht kregen in verkoop- en productiedata. Door een dynamisch Power-BI dashboard te bouwen, hebben ze ervoor gezorgd dat we realtime inzicht kregen in omzet, marge, leveringsbetrouwbaarheid en verkoopprestaties.

Wat fijn is van de samenwerking met WegMetExcel is dat er niet alleen gebouwd wordt wat er gevraagd wordt, maar ook meegedacht wordt over wat in de toekomst waardevol kan zijn.”

‍

‍